文書管理システムとは、日報、稟議書などの社内情報から、社内に届く請求書や領収書などの証憑書類まで様々な文書をデータ化することで、閲覧、検索を容易にするシステムです。
特に証憑書類に関しては今後の法改正に伴いデータ化が大変重要になってきます。その為にはどのようなシステムを選択すればいいか。この記事で北関東エリア【千葉、埼玉、茨城、栃木、群馬】の企業様向けに解説していきます。
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なぜ文書管理システムが必要なのか？
新しくシステムを導入する為にはコストや使用方法を社員に教える手間もかかるため、今まで紙での管理を中心に行っていた場合は文書管理システムを使わなくてもいいのでは？と思われるかもしれません。しかし紙の書類は無駄が多く、探しているだけでも膨大な時間がかかってしまっています。
文具、オフィス家具メーカーのコクヨが2017年に行った調査によると、一人の社員が書類を探している時間は一日平均２０分、年間で８０時間にも上るという調査結果が出ています。
文書管理システムを使用することで全社員分のこの時間が有意義に使えるようになるとすればその変化は決して小さくありません。
それでは文書管理システムのメリットを紹介していきます。
検索機能で書類を探す時間を大幅に削減
文書管理システムの一番の大きな特徴といえるのが検索機能です。社内規定、業務マニュアル、報告書、、稟議書、日報など社内の書類は毎日増え続けます。こちらをスキャンすることでフォルダごとに仕分けができ、その中から科目、日付など様々な項目で検索することが出来るため、紙の書類を探すよりも大幅に短い時間で目的の書類までたどり着けます。
ペーパーレスによりに経費削減
プリンターのインク代やコピー用紙など、紙に印刷する場合のコストが削減できます。備品の発注漏れで肝心な時に印刷できないという事も防ぐことが出来ます。
紙を保存する為の書類棚を置くスペースや、大量にある場合の倉庫の管理費用なども無くなれば大きなコストカットになります。
社内の文書共有が外出中、テレワーク中でも簡単にできる
文書管理システムにアップロードされたデータは、社内共有になっているためいつでも閲覧することが出来ます。その為、連絡ミスでの情報の伝達漏れなども防げます。
スマホやタブレットなどでも閲覧できるシステムを選択することで、外出先やテレワーク中にも確認することが出来、全社員が必要な情報に漏れなくアクセスできる状況を構築できます。
古い情報を参照してしまうミスを防ぐ
同じデータでも何度も改訂を加えることにより、どれが最新のものかわからなくなってしまうと言う事があります。古いデータを参照したり、最新のデータを上書きしてしまうことでトラブルが発生することもあり得ます。
文書管理システムは、作成された順にファイルを並べることが出来るため常に最新のものを選ぶことが出来ます。
セキュリティ対策
紙文書は保管しているだけでも紛失や情報漏洩の危険がありますが、データ化することでログインしなくては閲覧できない状態になりセキュリティの強化にも一役買います。
更にデータによって閲覧制限をかけることもできるため、役職に応じて参照するデータを仕分けることもできます。
ファイルサーバーとの違い
ここまで読んで頂いた方の中でファイルサーバーではだめなのか？と思われた方もいるかもしれませんので文書管理システムとの違いを解説します。
ファイルサーバーはファイル保存専用のストレージのことですが、ストレージとは「保管」や「倉庫」のような意味を持ち、その名の通りデータを保管しておくことを目的としているため、ファイルサーバーの中にあるデータを検索することは得意としていません。
簡単にキーワードで検索することもできますが、大量にファイルがヒットしてしまい探していたファイルが見つからないと言う事も起こりえます。
また社外からはアクセスすることはできずテレワークや外出中などにデータを閲覧したい場合には不向きと言えます。
クラウド型文書管理システムであればどこからでもデータの閲覧ができます。
社内データと社外からの書類
ここまでは社内共有のデータの扱いを中心に書いてきましたが、これからさらに重要になってくるのが取引先などから送られてくる納品書や請求書などの証憑書類の扱いです。
「証憑書類こそ紙で保管しておくことが大切なのでは？」と思った方がいましたら、それは２０２１年までの考え方です。
2022年1月から電子帳簿保存法が改正され、データで送られてきた証憑書類を紙に印刷したものが法的に無効になってしまうからです。
逆に言うとすべての書類を電子化して保存しておくことが可能になり、原本は破棄してしまってもOKとなります。ただし、データ化した書類は改ざんなどをされていない証明が必要な為、タイムスタンプなどのシステムも利用する必要が出てきます。
2023年には「インボイス制度」も導入されるため課税売り上げが1,000万円以下の事業者も適格請求書を発行できるようになり、ますます証憑書類の重要性と管理の仕方が重要になってくると言えます。
文書管理システムの中には会社に届く領収書や請求書の電子化を代行してくれるサービスもあるため、必要に応じて適切なサービスを選択して法改正後の文書管理を効率化していきましょう。
どのようなシステムを選べばいいか
それでは最後に社内データ、社外からの証憑書類のデータを電子化するにあたりどのように選択すればいいか、その基準をいくつか書いておきます。
オンプレミス型とクラウド型、どちらを選択するか
文書管理システムにはオンプレミス（据え置き）型とクラウド型に別れます、オンプレミス型の場合、自社にサーバー上を設置する形で文書を管理します。クラウド型に比べて高額になり、定期的なメンテナンス、サーバーの管理などの手間もかかりますがセキュリティ面ではネットワークを分けているため優れていると言えます。
クラウド型の場合は、インターネット上のサーバーに文書を保管します。社内に機器を設置する必要もないため、比較的早期に導入することが可能で、コストも安価です。
アップデートも自動で行われるため、価格、使い勝手の面でクラウド型は優れていると言えます。
どのような検索機能を搭載しているか
文書管理システムの一番の特徴といえる検索機能です。どのような検索方法がとれるのかなどシステムにより違いある為、しっかりと選んでいきましょう。
沢山の資料の中から瞬時に必要な書類にアクセスするために、あいまい検索や完全一致を選択可能なシステムもあります。
書類をスキャンした際AIが書類の文字をテキストデータに変換することで全文から検索できる機能や、誰が閲覧したかを確認する機能もあり、どの機能が必要かしっかりと確認しましょう。
セキュリティは万全か
セキュリティを強化する機能も重要です。紙の書類での管理の場合、書棚ごとにロックを掛けることも手間がかかりますが、文書管理システムであればデータを電子化することでメンバーの管理機能や閲覧できる人の制限など、様々なセキュリティ強化機能を使用できます。
スマホやタブレットなどでも閲覧できるか
テレワーク中や外出先でも書類を確認しやすいように、スマートフォン、タブレットなどの端末でも閲覧、できる文書管理システムが理想的です。
おすすめの文書管理システム
それでは最後におすすめの文書管理システムを紹介いたします。
社内の文書管理
楽々Document Plus（住友電工情報システム株式会社）
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）はオンプレミス型文書管理システムです。全文検索エンジンや、キーワードに完全に一致しない場合にも目的のファイルを探し当てる「あいまい検索」も可能。ファイルの印刷やダウンロードを禁止、制御することもでき、透かし文字などを画像に挿入することで持ち出しを制御することも可能です。
Documal SaaS（株式会社富士通四国インフォテック）
Documal SaaSはクラウド型の文書管理システムです。作成した文書の承認から、あらかじめ有効期限を設定することにより、人手を介さずに自動で廃棄/削除もできます。改版/閲覧/承認などのすべての操作履歴が残るため、いつ誰が操作したかがすぐに分かります。
社外から届く請求書などの文書管理
請求書や納品書などの会社に届く証憑書類の宛先をあらかじめ文書管理センターに設定しておくことで、届いた翌日までにスキャン作業を終わらせクラウド上にアップロードされるサービスです。
データは日付・書類別・科目別など一覧や過去書類などが簡単に検索可能です。テレワーク中にもかかわらず会社に届く書類を確認するために出社するということも無くなります。
オプションでタイムスタンプの付与もできるため電子帳簿保存法に対応できます。
今まで紙での文書を中心していた企業にとっては文書電子化のために少し重い腰を上げなくてはならないかもしれませんが、適切なシステムを選択してペーパーレスに舵を切りましょう。
特に電子帳簿保存法の改正で、紙文書の扱いが大幅に変わる為、改正の内容を理解しておくことが大切です。
参照：「知らない」では済まされない！電子帳簿保存法、2022年の改正で何が変わる？
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