企業の電話システムと言えばビジネスフォン（PBX）ですが、10年以上利用し続けている企業も少なくありません。千葉、埼玉、茨城、栃木、群馬で当社がサポートするお客様の中には20年以上と言った事例も見られます。
比較的長期間使われるシステムですが、機械なので長期間利用すれば故障などのリスクも高まります。
そこで本記事ではビジネスフォン（PBX）の買い替え時期についてご紹介致します。
- コンテンツの目次
1.ビジネスフォンとPBX
ビジネスフォンと言われる電話システムは普段使用する電話端末（固定電話）とその電話機を制御するPBX（主装置）の組み合わせで利用するシステムです。
PBXはA番号へ着信したらB端末へ着信させる、B番号へ着信したらC～Fまでの端末を鳴動させる着信のコントロールなど、重要な役割を担っています。その為、PBXが故障すると会社の電話がすべてストップしてしまうことになります。
2.ビジネスフォンの耐用年数
会社の電話をストップさせない為にもある程度の期間で入れ替えなどを検討したいところですが、まだ使用出来る機器を入れ替えるのはもったいないですよね。ビジネスフォンの入れ替え時期はどの程度の期間が良いのでしょうか。
まず参考にしたいのは国が定める耐用年数です。耐用年数とは、簡単に説明すると機械など様々な固定資産の使用可能年数です。機械など導入後は劣化や消耗などがあり、価値はどんどんなくなっていくという考え方があります。この耐用年数は税務上でよく使われ、固定資産の取得費用を一気に計上するのではなく耐用年数でそれぞれ分けて計上することを減価償却と言います。
では国が定めるビジネスフォンの使用期間は何年でしょうか？減価償却資産の耐用年数等に関する省令に電話設備その他の通信機器 デジタル構内交換設備及びデジタルボタン電話設備の項目があり、6年と記載されています。国はビジネスフォンの使用期間を6年と定めていることになります。
3.耐用年数は目安
普段使用するパソコンやスマートフォンでも発生しますが同じ機種でも利用する環境や使い方によって利用出来る期間が変わります。先程ご紹介した耐用年数は一般的な使い方をした場合の耐用年数で法定耐用年数とも呼ばれます。したがって、法廷耐用年数を過ぎたからと言って必ず入れ替えが必要という訳ではありません。
しかし、長期間使うことは急な故障などのリスクが高まりますので一定期間使用したら入れ替えを検討した方が良いかもしれません。
4.古いPBXを使い続けるリスク
法定耐用年数を超えるPBXを使い続けることは様々なリスクを抱えながら利用することになります。
・急に故障する可能性が高まる
法定耐用年数を大きく超えて使用している場合、機器の劣化など様々な要因から急に故障する可能性が高まります。急に故障すれば当然復旧するまで長時間電話がストップすることになり業務に多大なる影響が出ます。
・サポート期間終了
長期間利用しているとサポートや保守期間が終了している場合があります。故障などのトラブルが起きた際は実費で対応する必要があり、高額になる可能性もあります。また、保守が切れている製品は生産終了していることもあり、修理用部品の欠品なども考えられるので修理自体ができないこともあります。そのような状況になると新しいものへ入れ替える必要がありますが、電話がストップしている為、どのサービスにするか十分な検討ができず新しく提供されたサービスを知らないまま今までと同じようなサービスの導入を繰り返すことになります。
・非効率な運用
長期間使用しているPBXの場合、導入当時は最先端の機器でも機能の陳腐化が起こっています。その為、新しいサービスを導入していれば削減される無駄な業務を知らない間に行っていることになります。特にテレワークという働き方では古いPBXでは対応できず様々な業務に支障が出ていることでしょう。
このように法定耐用年数を超える期間、使用していると様々なリスクがあります。
5.リスクを回避する
上記のリスクを回避するためには国が定める法定耐用年数を基準に入れ替えを行うのも1つの手です。6年ごとの入れ替え費用と急な故障などによる長時間電話がストップする損失を比較してみるのもよいでしょう。もちろん、実体験として、10年20年と使い続けることができた企業は経験則に従うのも間違ってはいません。しかし、いずれにしてもある程度の期間で入れ替えを行うのであれば、定期的に入れ替え費用が発生することになります。そのような問題を解決したサービスがクラウドPBXです。
6.クラウドPBXとは？
従来PBXは使用する事務所などへ設置する必要がありました。物理的に機器を設置する為、その機器のメンテナンスや劣化などによる入れ替えを検討しなければなりませんでした。しかし、クラウドPBXではPBXを設置するのではなくクラウド上に展開しインターネットを介して利用することができます。
その為、事務所などに機器がないので自社でメンテナンスする必要がありません。機器の劣化による入れ替えも必要ないので、サービスが展開され続ける限り永続的に使用し続けることができます。電話端末も固定電話に代わりスマートフォンやパソコンを使用することができるので新たに固定電話機を導入する必要もありません。
7.クラウドPBXのメリット
クラウドPBXはPBXの劣化などによる入れ替えが不要になるだけでなく様々なメリットがあります。
・テレワークで利用可能
固定電話からスマホ・PCへ電話端末が変わっても運用は変わらず今と同じように行うことができます。代表番号に着信した際は一斉に鳴動し、誰かが取れば他の端末が鳴りやむといったことはもちろん可能です。違う点は、様々な場所で利用できるという点です。従来のPBXと電話端末は専用線でつなぐ必要があったので事務所のみ利用可能でした。しかし、クラウドPBXはインターネットが使えるところであればどこでも利用可能な為、テレワークでも使用できます。
・豊富な機能
クラウドPBXではスマホ・パソコンを固定電話の代わりに利用できる内線化機能の他、通話録音や提供企業によって異なりますが、自動音声案内による着信の自動振り分け（例：商品についてのお問い合わせは１番、使い方は２番を押してください）
やクラウドに保存した今までのやり取りや契約内容などを着信時にパソコンへ自動表示するCTI機能などが利用できます。
また、バージョンアップという形で利用しているすべてのユーザーに機能の新規追加や品質の向上などが継続的に行われるので陳腐化することも少ないです。
8.クラウドPBX「モッテル」
クラウドPBX「モッテル」はシリーズ累計27,000社以上の導入実績を持つ高品質のサービスです。新規ご契約の56％が他社のクラウドPBXからの乗り換えという結果からもクラウドPBX業界の中でもトップクラスの品質が評価されていることがわかります。
先ほどご紹介した機能もすべて利用できるので長年使用し続けているPBXから乗り換えした場合、様々な業務の効率化に役立つでしょう。
千葉県、埼玉県、茨城県、栃木県、群馬県で耐用年数を超えたPBXの買い替えや老朽化したPBXからクラウドPBXへの乗り換えをお考えならセカイエまでご相談ください。
