オフィスの引っ越しの際、現在利用中のビジネスフォンをそのまま移転先でも使用する場合、ビジネスフォンの移設が必要になります。ビジネスフォンの移設の際は、運用に応じてメンテナンスするチャンスです。そこで本記事ではビジネスフォンをスムーズに移設する為の注意点を北関東エリア【千葉、埼玉、茨城、栃木、群馬】の企業様に向けてご紹介致します。
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1.ビジネスフォン移設前の下準備
オフィスの引っ越しではやらないといけない事が多く、担当者は大変です。ビジネスフォンは会社の重要な電話を一手に担うシステムですので抜けがないように準備する必要があります。
電話番号の変更の有無
引っ越し先の住所が決まったら、会社の電話番号が変わるのか確認が必要です。同じ市町村や区内の引っ越しであっても、電話番号が変わってしまう場合があります。電話番号が変わる場合、対外的に電話番号が変わることを周知する必要があったり、移転先でビジネスフォンの設定変更などが必要になります。
既存環境の確認
従業員ごとに内線番号を記録したり、使用している電話機がすぐわかるようにテープに番号を書いて貼ったりすると良いでしょう。また、外線の直通番号など一覧にして管理しておくと新しいオフィスでもスムーズです。
電話運用の見直し
現在の電話運用を見直して使われていない電話番号がないか？逆に増やした方が良い電話回線・電話番号はないか？着信する端末は適切か？など見直しが必要です。削減の場合は特に問題ありませんが、電話回線を増やしたり利用する電話機を増やしたいという場合は既存のビジネスフォンで対応可能なのか確認が必要です。対応できない場合は、新しいビジネスフォンへ切り替えなどの検討が必要です。
レイアウト作成
ビジネスフォンは設置された主装置と電話機をつないで利用します。1人1台固定電話があると主装置と電話機を繋ぐ配線が多くなります。乱雑な配線はオフィスの見た目を損なうだけでなく従業員のやる気低下や転倒リスク、足を引っかけて電話機を落下（故障）させる原因にもなります。
その為、新しいオフィスのレイアウトを作成して配線を出来るだけ目立たせない工夫が必要です。例えば床の少し上に仮の床を設置してその間に配線を通ることができるOAフロアなどもありますので、業者へ確認してみましょう。
移設業者選定と日程調整
既存のビジネスフォンを現事務所から撤去し、新しいオフィスに設置・設定を行う工事業者を選定します。既存ビジネスフォンを設置した業者しか設定内容は把握していません。その為、基本的には同じ業者へ引き続き依頼するケースがほとんどです。設置業者が倒産したり、わからなくなってしまったという場合は技術があり他社設置のビジネスフォンでも工事を行ってくれる業者に依頼すると良いでしょう。
業者が決まったら日程調整を行います。会社の電話は長時間止めることは避けなければなりません。最小限の影響になるようにビジネスフォン工事とビジネスフォンで利用する電話回線工事などを同日の同じ時間帯で組めるように調整します。
2.オフィス引っ越しに伴うビジネスフォンの見直し
オフィスを引っ越しする際はビジネスフォンを見直すチャンスです。なぜなら新規でビジネスフォンを導入する場合も既存のビジネスフォンを移設する場合も費用が発生するからです。いずれにしても費用が発生するのであれば新しいサービスを検討する価値はあるでしょう。
多くの企業では会社の電話としてビジネスフォンを利用していますが、インターネット電話を利用したクラウドビジネスフォンというサービスも登場しています。
3.クラウドビジネスフォンとは？
クラウドビジネスフォンとは従来事務所内へ設置していた主装置（PBX）をクラウド上で展開、各端末からインターネット経由でクラウドビジネスフォンへ接続してビジネスフォンの機能（外線・内線など）を利用することができるサービスです。
利用する端末は従来の固定電話に当たるIP電話機と専用アプリをインストールして利用するスマホとパソコンがあります。キャリアなどでデータ通信の契約がされているSIMが入ったスマホであれば場所を問わず会社番号を使った電話の発着信や内線通話が利用できます。Wi-Fiでも利用できるので、社内やカフェ・空港・自宅などのWi-Fiでも利用することが可能です。
4.クラウドビジネスフォンのメリット
クラウドビジネスフォンには従来のビジネスフォンにはない導入メリットがあります。
電話端末代の削減
ビジネスフォンでは1人1台固定電話が必要な為、費用が高額になってしまいます。クラウドビジネスフォンでは社員がお持ちのスマホを活用することも可能なので電話機代を大幅に削減することができます。
テレワークやフリーアドレスに対応
コロナ禍の今、在宅勤務などのテレワークが進んでいますがテレワーク中の電話対応については進んでいません。多くの企業では電話番として交替で出勤したり、出勤せざるを得ない部署の方に電話対応負担が偏っています。クラウドビジネスフォンでは場所を問わず会社番号へかかってきた電話を受けたり、会社番号での発信ができる為、テレワーク中の電話対応を効率化することができます。
また、出社時に自由に席を選ぶことができるフリーアドレスにも対応しており、どの席に座っても自分の内線をいつでも利用することが可能です。
機器の管理負担が削減
クラウドビジネスフォンは主装置（PBX）を設置する必要がなく、固定電話も極端な例で言えば0台で運用することができます。社員がお持ちのスマホは社員自ら必要であれば機種変をしてくれます。また、主装置（PBX）は自社にないのでメンテナンスや保守・管理などが必要がないので負担を軽減できます。
老朽化に伴う入れ替え不要
従来のビジネスフォンでは機器の老朽化に伴う機器の入れ替えが必要でしたが、主装置（PBX）を管理会社がクラウド上で展開するクラウドビジネスフォンでは老朽化に伴う入れ替えは必要ありません。サービスの入れ替え時には費用が掛かりますが、クラウドビジネスフォンを利用すると削減することができます。
配線を削減
スマホやパソコンを活用した電話環境を整えられるクラウドビジネスフォンではオフィスの配線を削減することができます。スマホやパソコンであればWi-Fiだけで運用することもできますし、パソコンのLANケーブルのみと言った配線が少ないスマートなオフィスも実現できます。配線が少なければオフィスレイアウトの制限が減ったり、導入時の工事費用も安くなります。
5.既存番号を利用できるクラウドビジネスフォン
クラウドビジネスフォンサービスは様々な会社から提供されていますが、既存の電話番号を使えないサービスも少なくありません。クラウドビジネスフォン「モッテル」は既存の電話番号をそのまま利用できるサービスです。
引っ越し先が電話番号の変わらない地域なのに新しい電話サービスの為に電話番号が変わってしまうのは避けたいでしょう。モッテルでは、社内へ引いてある電話回線（ひかり電話）を利用することができる為、電話番号が変わらない地域への引っ越しであれば引き続き同じ電話番号を利用することができます。
オフィスの引っ越しがある場合は、サービスや運用を見直すチャンスです。ビジネスフォンの移設工事業者の比較だけでなく電話サービス自体も検討してみてはいかがでしょうか？
